Penatausahaan Keuangan Desa

Penatausahaan adalah kegiatan yang nyaris dilakukan sepanjang tahun anggaran. Kegiatan ini bertumpu pada tugas dan tanggungjawab Kaur Keuangan. Ketekunan dan ketelitian menjadi syarat dalam melaksanakan kegiatan ini. Apa saja ketentuan yang harus dipatuhi, tugas dan tanggung jawab Pengelola, prosedur dan dokumen penatausahaan dipaparkan secara rinci pada tulisan ini.

Penatausahaan adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang dalam satu tahun anggaran.

Ketentuan Pokok Penatausahaan

Pengelola Keuangan Gampong, khususnya Kaur Keuangan, wajib memahami beberapa hal yang menjadi ketentuan pokok dalam Penatausahaan, agar kegiatan Penatausahaan berlangsung secara benar dan tertib. Secara ringkas, ketentuan pokok dimaksud disajikan pada tabel di bawah ini:

Tugas, Tanggungjawab, dan Prosedur Penatausahaan

1. Kaur Keuangan Gampong wajib melakukan penatausahaan terhadap seluruh penerimaan maupun pengeluaran.
2. Kaur Keuangan Gampong wajib mempertanggungjawabkan penerimaan uang yang menjadi tanggungjawabnya melalui laporan pertanggungjawaban penerimaan kepada kepala gampong paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
3. Kepala Seksi, selaku Pelaksana Kegiatan bertanggungjawab terhadap tindakan pengeluaran yang menyebabkan atas beban anggaran belanja kegiatan dengan mempergunakan buku pembantu kas kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan di gampong.

Prosedur penatausahaan penerimaan

a. Prosedur Penerimaan melalui Kaur Keuangan Gampong

Penyetoran langsung melalui Kaur Keuangan Gampong oleh pihak ketiga, dilakukan sesuai prosedur dan tatacara sebagai berikut:

1. Pihak ketiga/penyetor mengisi Surat Tanda Setoran (STS)/tanda bukti lain.
2. Kaur Keuangan Gampong menerima uang dan mencocokan dengan STS dan tanda bukti lainya.
3. Kaur Keuangan Gampong mencatat semua penerimaan
4. Kaur Keuangan Gampong menyetor penerimaan ke rekening kas gampong
5. Bukti setoran dan bukti penerimaan lainnya harus diarsipkan secara tertib.

Dilarang..!!

Kaur Keuangan Gampong dilarang:

1. Membuka rekening atas nama pribadi di bank dengan tujuan pelaksanaan APBDes.
2. Menyimpan uang, cek atau surat berharga, kecuali telah diatur melalui peraturan perundang-undangan.

b. Prosedur Penerimaan melalui Bank

Penyetoran melalui bank oleh pihak ketiga dilakukan sesuai prosedur dan tata cara sebagai berikut:

1. Bank yang ditunjuk oleh Pemerintah Gampong dlm rangka menyimpan uang dan surat berharga lainnya yang ditetapkan sebagai rekening kas gampong.
2. Pihak ketiga/penyetor mengisi STS/tanda bukti lain sesuai ketentuan yg berlaku.
3. Dokumen yg digunakan oleh bank meliputi : * STS/Slip setoran * Bukti penerimaan lain yg syah
4. Pihak ketiga/penyetor menyampaikan pemberitahuan penyetoran yg dilakukan melalui bank kepada Kaur Keuangan gampong dengan dilampiri bukti penyetoran/slip setoran bank yg syah.
5. Kaur Keuangan gampong mencatat semua penerimaan yg disetor melalui bank di Buku Kas Umum dan Buku Pembantu bank berdasarkan bukti penyetoran/slip setoran bank.

Buku Kas

Kegiatan penatausahaan, baik penerimaan maupun pengeluaran dilakukan dengan menggunakan:

1. Buku Kas Umum

Buku Kas Umum ini berfungsi untuk mencatat semua transaksi, baik penerimaan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan kas (uang tunai).

2. Buku Kas Pembantu Pajak

Buku Kas Pembantu Pajak berfungsi untuk mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran pajak (khususnya PPh Pasal 21 dan PPn), dalam kaitannya Kaur Keuangan Gampong sebagai Wajib Pungut (Wapu).

3. Buku Bank

Buku Bank Berfungsi untuk mencatat semua transaksi, baik penerimaan maupun pengeluaran yang terkait dengan bank (penarikan, penyetoran, dll).

Bukti Transaksi

Selain berupa Buku Kas Umum, Buku Bank dan Buku Kas Pembantu, bukti transaksi juga merupakan bagian dari penatausahaan dalam pengelolaan keuangan. Tanpa bukti transaksi, transaksi bisa dianggap tidak sah.

Bukti transaksi adalah dokumen pendukung yang berisi data transaksi yang dibuat setelah melakukan transaksi untuk kebutuhan pencatatan keuangan. Di dalam suatu bukti transaksi minimal memuat data: pihak yang mengeluarkan atau yang membuat. Bukti transaksi yang baik adalah di dalamnya tertulis pihak yang membuat, yang memverifikasi, yang menyetujui dan yang menerima.

1. Kuitansi : Merupakan bukti transaksi yang muncul akibat terjadinya penerimaan uang sebagai alat pembayaran suatu transaksi yang diterima oleh si penerima uang.
2. Nota Kontan (Nota) : Merupakan bukti pembelian atau penjualan barang yang dibayar secara tunai.
3. Faktur : Merupakan bukti pembelian atau penjualan barang yang dibayar secara kredit.
4. Memo Internal (Memo) : Merupakan bukti transaksi internal antara pihak-pihak dalam internal lembaga. Misalnya: Pemakaian perlengkapan, penyusutan aktiva, penghapusan piutang, dll.
5. Nota Debit : Merupakan bukti pengembalian barang yang dibuat oleh pembeli. Barang dikembalikan biasanya karena cacat atau tidak sesuai pesanan.
6. Nota Kredit : Merupakan bukti pengembalian barang yang dibuat oleh penjual. Barang dikembalikan biasanya karena cacat atau tidak sesuai pesanan.

Status dan Fungsi Dokumen Penatausahaan

Buku Kas (Umum, Pajak, Pembantu Kegiatan, dan Bank), dan bukti-bukti transakasi adalah dokumen resmi milik Pemerintah Gampong. Dokumen dimaksud berfungsi sebagai sumber data untuk keperluan pemeriksaan/audit, dan juga sebagai barang bukti apabila diperlukan dalam proses hukum, dalam hal terjadi dugaan penyelewengan keuangan, atau tindak pidana lain terkait keuangan gampong. Dengan demikian, tindakan secara sengaja menghilangkan, merusak, mengubah, seluruh atau sebagaian dokumen dimaksud adalah tindakan melawan hukum.

Mewujudkan Asas PKD dalam Kegiatan Penatausahaan

Bagaimana agar azas-azas Pengelolaan Keuangan Gampong mewujud dalam kegiataan Penatausahaan?