4 (Empat) Tahap Utama Melaksanakan Tugas Kepala Urusan Perencanaan Di Gampong

Pemahaman tentang Tugas Kepala Urusan Perencanaan yang ada di Pemerintahan Gampong saat ini umumnya masih bingung menerjemahkan fungsi dari Kepala Urusan perencanaan seperti dalam Permendagri Nomor 84 Tahun 2015, mereka butuh pengertian yang lebih praktis dan konkrit dalam memahami tugas dan fungsinya.

Penjabaran yang menggambarkan tugas-tugas dari Kepala Urusan Perencanaan dari awal, atau mulainya dari mana sampai akhirnya bagaimana, ternyata masih diperlukan untuk membantu memberi pemahaman yang bersifat kronologis dan menyentuh pengertian filosofis. Sehingga Kepala Urusan perencanaan mampu melaksanakan tugasnya dengan kesadaran dan pengertian yang benar.

Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 2015 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Gampong, Kepala Urusan Perencanaan berkedudukan sebagai unsur staff Sekretariat. Bertugas membantu Sekretaris Gampong dalam urusan pelayanan administrasi pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan, fungsinya mengkoordinasikan urusan perencanaan seperti menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja Gampong, menginventarisir data-data dalam rangka pembangunan, melakukan monitoring dan evaluasi program, serta penyusunan laporan.

Sebagaimana diatur di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 114 tahun 2014, tentang Pedoman Pembangunan Gampong, disebutkan bahwa Perencanaan pembangunan Gampong adalah proses tahapan kegiatan yang diselenggarakan oleh pemerintah Gampong dengan melibatkan Badan Permusyawaratan Gampong dan unsur masyarakat secara partisipatif guna pemanfaatan dan pengalokasian sumber daya Gampong dalam rangka mencapai tujuan pembangunan Gampong.

Menyusun sebuah rencana yang baik mestinya didukung oleh sejumlah data dan informasi yang memadai agar rencana yang disusun dapat memecahkan masalah yang ditemui atau dialami masyarakat Gampong melalui potensi yang dimilikinya.

Ada 4 tahap utama didalam melaksanakan pekerjaan sebagai Kepala Urusan Perencanaan, yaitu;

Tahap Pertama

Kepala Urusan Perencanaan Harus memiliki dan menguasai data atau dokumen yang berhubungan dengan Perencanaan Pembangunan di Gampong.

Berikut Data dan Sumber data atau Dokumen yang harus dimiliki oleh Kepala Urusan Perencanaan di Gampong :

1. Peraturan Gampong tentang Kewenangan Gampong Berdasarkan Hak Asal Usul dan Kewenangan Lokal Berskala Gampong
2. Peraturan Gampong tentang Pengelolaan Aset Gampong
3. Dokumen Profil Gampong
4. Daftar Inventaris Aset Gampong
5. RPJM Daerah Kabupaten
6. RPJM Gampong
7. RKP Gampong
8. APBGampong
9. Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Gampong
10. Kalender Kerja Pemerintahan Gampong / Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL)
11. Pedoman atau Panduan Analisa Hasil Satuan Pekerjaan (AHSP) Bidang Pekerjaan Umum. [Download]
12. Pedoman Indeks Harga yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kabupaten.

Untuk memahami Data atau isi dari Dokumen diatas, sebaiknya Kepala Urusan Perencanaan terlibat langsung dalam menyusun dokumen-dokumen tersebut. Walaupun sesungguhnya beberapa diantara dokumen tersebut disusun oleh petugas tersendiri. Sebagai Contoh : Profil Gampong di susun oleh Kasi Pemerintahan, dan Daftar Inventaris Aset Gampong disusun oleh Kepala Urusan Tata Usaha dan umum. Namun Kepala Urusan Perencanaan diharapkan memeriksa dokumen Profil Gampong dan Daftar Inventaris Aset tersebut untuk memberi masukan kepada Sekretaris Gampong.

Tahap ke Dua

Kepala Urusan Perencanaan Membuat Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL) berdasarkan Kalender Kerja Pemerintah Gampong :

1. Kapan dimulainya pelaksanaan pembangunan dalam tahun berjalan sebagimana yang telah disusunnya.
2. Kapan Mulai Mempersiapkan dokumen administrasi untuk membantu Keurani Gampong membuat Laporan Realisasi APBGampong 6 Bulanan dan 1 tahun?
3. Kapan Mulai Membantu Keurani Gampong dalam Memeriksa, Monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dan laporan kegiatan yang dilaksanakan oleh Pelaksana Kegiatan (PK)/ Kasi sebagai bahan untuk membuat catatan rekomendasi dalam perencanaan yang akan datang atau tahun berikutnya ?
4. Kapan Mulai Membantu Keurani Gampong Mempersiapkan data, bahan dan materi Musdes Perencanaan Pembangunan/RKP Gampong atau RPJMGampong penyelarasan ?
5. Kapan Mulai Membantu Keurani Gampong Mempersiapkan dan menyusun RAPBGampong ?
6. Kapan Mulai Membantu Keurani Gampong memfasilitasi, koordinasi penyusunan Kalender Kerja Pemerintah Gampong dalam 1 tahun ?

Tahap ke Tiga

Kepala Urusan Perencanaan Melaksanakan rencana kerja sesuai dengan Kalender kerja Kepala Urusan Perencanaan, dengan tetap melaporkan segala sesuatunya kepada Keurani Gampong. Contoh : Dalam melaksanakan Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh Pelaksana Kegiatan atau Kasi, Kepala Urusan Perencanaan menggunakan Dokumen Perencanaan (Proposal dan RAB) sebagai alat Monitoring dan Evaluasi. Apakah pelaksanaan kegiatan sudah sesuai dengan perencanaan? Apakah ada masalah selama pelaksanaan kegiatan? kemudian apa yang dilakukan untuk mengatasi masalah? Rekomendasi atau saran apa yang patut untuk menjadi bahan pertimbangan ketika membuat perencanaan selanjutnya?. Kepala Urusan Perencanaan harus mendorong dan memastikan Kasie / Pelaksana Kegiatan (PK) agar mencantumkan jawaban dari Pertanyaan-pertanyaan tersebut didalam laporan kegiatan yang disusun. Pada akhirnya nanti, Dokumen Pertanggungjawaban Pelaksanaan kegiatan yang di susun oleh Kasie / Pelaksana kegiatan akan diperiksa kelengkapannya oleh Kepala Urusan Perencanaan dan dilaporkan kepada Keurani Gampong.

Tahap ke Empat

Kepala Urusan Perencanaan harus membuat catatan di buku Jurnal Harian atau buku catatan aktivitas Kepala Urusan Perencanaan. yang dituangkan didalam buku administrasi pembangunan, terdiri dari :

1. Buku Rencana Kerja Pembangunan Gampong
2. Buku Kegiatan Pembangunan
3. Buku Inventarisasi Hasil-hasil Pembangunan; dan
4. Buku Kader Pendampingan dan Pemberdayaan Masyarakat.

Demikian 4 tahapan dalam melaksanakan tugas sebagai Kepala Urusan Perencanaan. Dapat dikatakan bahwa Kepala Urusan Perencanaan seperti inspektoratnya Gampong dan sekaligus Bapeda yang ada di Gampong. Diharapkan dengan adanya administrasi data dan dokumen perencanaan yang lengkap dan rapi di Gampong maka akan mendukung lahirnya Kegiatan Inovasi yang direncanakan di Gampong.