Petunjuk Lengkap Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Desa Terbaru

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola dan Penyedia

Yang dimaksud dengan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah salah satu tahapan dalam pengadaan barang/jasa di Desa.

Terdapat 2 (dua) cara dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di Desa menurut Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa, yaitu:

1. Swakelola; dan
2. Penyedia.

Bagaimanakah SOP pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di Desa, baik itu melalui Swakelola maupun Penyedia?

Simak penjelasan lengkapnya Berikut ini...

Penjelasan Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola adalah salah satu cara dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa.

Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola dilakukan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur sebagaimana dimaksud pada tahap Persiapan Pengadaan Barang/Jasa.

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola

Bagaimanakah mekanisme pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui melalui swakelola?

Berikut ini penjelasan tentang pengadaan barang/jasa melalui mekanisme swakelola.

Siapakah yang melaksanakan pengadaan barang/jasa melalui swakelola?

Pengadaan barang/jasa melalui Swakelola dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) atau TPK dengan melibatkan masyarakat.

Baca Juga: Tata Cara Pengadaan Barang/jasa di Desa Tahun 2020

Bagaimana alur/tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui mekanisme Swakelola?

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui Swakelola dilakukan dengan panduan, sebagai berikut:

1. TPK melakukan pembahasan kegiatan yang menghasilkan catatan hasil pembahasan.
2. Bila diperlukan, TPK menentukan narasumber/tenaga kerja dengan ketentuan:

• Narasumber dapat berasal dari masyarakat Desa setempat, organisasi perangkat daerah kabupaten/kota, dan/atau tenaga profesional; dan/atau Tenaga kerja diutamakan berasal dari masyarakat Desa setempat. 

• TPK menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. 

• Dalam melaksanakan kegiatan swakelola, TPK memanfaatkan prasarana/sarana/ peralatan/material/bahan yang tercatat/dikuasai Desa.  

• Dalam hal pelaksanaan Swakelola membutuhkan sarana/prasarana/ material/peralatan/ bahan yang tidak dimiliki/tidak dikuasai Desa maka TPK melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.

Siapa yang melakukan pengendalian pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui Swakelola?

Tugas pengendalian pelaksanaan kegiatan Swakelola dilaksanakan oleh Kepala Seksi/Kepala Urusan.

Apa sajakah tugas pengendalian yang dilaksanakan oleh Kasi/Kaur dalam pengadaan barang/jasa melalui Swakelola?

Tugas pengendalian oleh Kasi/Kaur dalam hal pengendalian pengadaan barang/jasa melalui Swakelola, diantaranya:

1. Mengendalikan kemajuan pelaksanaan kegiatan; dan/atau
2. Mengendalikan penggunaan narasumber/tenaga kerja, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan.

Atas dasar hasil pengendalian tersebut, Kasi/Kaur melakukan evaluasi kegiatan Swakelola. Dengan catatan, apabila dalam hasil evaluasi kegiatan Swakelola ditemukan ketidaksesuaian, Kasi/Kaur meminta TPK (Tim Pelaksana Kegiatan) untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Baca Juga: Siapakah Yang Melaksanakan Pengadaan Barang Jasa di Desa

Bagaimanakah SOP penyebarluasan informasi hasil kegiatan Swakelola?

Hasil kegiatan dari Pengadaan Barang/Jasa melalui Swakelola diumumkan melalui media informasi yang mudah diakses oleh Masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman Desa.

Namun untuk pekerjaan konstruksi selain diumumkan pada papan pengumuman Desa, pengumuman hasil pengadaannya dilakukan di lokasi pekerjaan.

Apa sajakah yang termuat dalam papan pengumuman kegiatan Swakelola?

Muatan/isi Pengumuman hasil kegiatan Pengadaan secara Swakelola, yang meliputi sebagai berikut:

1. Nama Kegiatan;
2. Nilai Pengadaan;
3. Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);
4. Nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK);
5. Lokasi; dan
6. Waktu Pelaksanaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

Contoh Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Secara Swakelola

Berikut ini admin akan memberikan contoh kegiatan swakelola atau pekerjaan melalui swakelola, diantaranya:

1. Tenaga kerja (upah tukang atau pekerja)
2. belanja material (dari masyarakat)
3. dan lain-lain

Keterangan: kegiatan swakelola yang dimaksud adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan sendiri oleh TPK atau masyarakat.

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Desa Melalui Penyedia

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia merupakan salah satu metode dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola.

Kegiatan pengadaan barang/jasa melalui Penyedia dilakukan  berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur sebagaimana dimaksud pada Tahapan Persiapan Pengadaan Barang dan Jasa.

Kasi/Kaur melakukan tugas pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam bukti transaksi.

Dalam hal terjadi perbedaan antara target dalam pelaksanaan dengan bukti transaksi maka Kasi/Kaur memerintahkan Penyedia untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Baca Juga: Sekdes Dilarang Melaksanakan Pengadaan Barang Jasa di Desa

Apabila Penyedia tidak mampu mencapai target yang ditetapkan dalam perjanjian, maka Kasi/Kaur dapat memberi sanksi kepada Penyedia sebagaimana tercantum dalam bukti transaksi.

Baca Juga: Tugas TPK dalam Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia

Terdapat 3 (tiga) cara dalam Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia, sebgai berikut:

1. Pembelian Langsung;
2. Permintaan Penawaran; atau
3. Lelang.

Berikut penjelasan dan pengertian masing-masing cara pelaksanaan pengadaan:

Pembelian Langsung

Apa itu Metode Pembelian Langsung?

Pembelian Langsung adalah metode pengadaan yang dilaksanakan dengan cara membeli/membayar langsung kepada 1 (satu) Penyedia oleh Kasi/Kaur atau TPK.

Bagaimana SOP Pembelian Langsung?

Berikut ini penjelasan tata cara atau SOP Pembelian Langsung dalam pengadaan barang/jasa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:

1. Kepala Seksi/Kepala Urusan/TPK memilih Penyedia;
2. Kasi/Kaur/TPK melakukan negosiasi (tawar menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah; dan
3. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/diketahui oleh Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran (PKA).

Apa sajakah kriteria/syarat dalam Metode Pembelian Langsung?

Pelaksanaan Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung dapat dilakukan kepada Penyedia yang sama dalam jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran berturut-turut.

Setelah jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran, Kasi/Kaur/TPK melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia lain di Desa setempat atau sekitar.

Apabila tidak terdapat Penyedia lain yang mampu menyediakan barang/jasa maka Kasi/Kaur/TPK dapat melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia yang sama.

Berapakah batasan nilai pengadaan melalui Pembelian Langsung?

Nilai paket pengadaan melalui metode pembelian langsung sampai dengan Rp. 10 Juta Rupiah. Batasan/sistem nilai ini dapat ditetapkan berbeda oleh Bupati/Walikota sesuai dengan wilayah masing-masing.

Baca Juga: Tugas Kepala Desa dalam Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Untuk contoh surat/contoh dokumen pembelian langsung, baik itu format doc (word) maupun PDF akan admin blog juragan berdesa posting pada kesempatan berikutnya.

Permintaan Penawaran

Apa yang dimaksud dengan Metode Permintaan Penawaran?

Permintaan Penawaran adalah metode Pengadaan dengan membeli/membayar langsung dengan permintaan penawaran tertulis paling sedikit kepada 2 (dua) Penyedia yang dilakukan oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK).

Bagaimanakah SOP/Mekanisme/Tata Cara Permintaan Penawaran?

Berikut penjelasan tata cara Permintaan Penawaran dalam pengadaan barang/jasa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:

1. TPK meminta penawaran secara tertulis dari minimal 2 (dua) Penyedia. Permintaan penawaran dilampiri dokumen persyaratan teknis (Kerangka Acuan Kerja (KAK), rincian barang/jasa, volume, spesifikasi teknis, gambar rencana kerja (apabila diperlukan), dan/atau waktu pelaksanaan pekerjaan) dan dan/atau formulir surat pernyataan kebenaran usaha;
2. Penyedia menyampaikan surat penawaran sebagaimana dimaksud dalam dokumen lelang dan harga disertai surat pernyataan kebenaran usaha;
3. TPK mengevaluasi penawaran Penyedia;
4. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan teknis dan harga;
5. Dalam hal Penyedia yang lulus lebih dari 1 (satu), maka TPK menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan;
6. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah;
7. Dalam hal hanya 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK melakukan negosiasi (tawar menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah;
8. Hasil negosiasi harga (tawar menawar) sebagaimana dimaksud pada angka (6) dan (7), dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi;
9. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atau surat perjanjian antara Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran (PKA) dengan Penyedia; dan
10. Dalam hal di Desa setempat hanya terdapat 1 (satu) Penyedia, Permintaan Penawaran dapat dilakukan kepada 1 (satu) Penyedia tersebut.

Baca Juga: Syarat Penyedia Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Berapakah batasan nilai pengadaan melalui Permintaan Penawaran?

Nilai Paket Pengadaan melalui permintaan penawaran sampai dengan Rp. 200 Juta Rupiah. Batasan nilai pengadaan ini dapat ditetapkan berbeda oleh Bupati/Walikota sesuai dengan wilayah masing-masing.

Lelang

Apa yang dimaksud Metode Lelang?

Lelang adalah metode pemilihan Penyedia untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia yang memenuhi syarat.

Bagaimana tata cara Lelang Pengadaan Barang/Jasa?

Alur atau tahapan pengadaan barang/jasa melalui metode lelang adalah sebagai berikut:

1. pengumuman Lelang;
2. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang;
3. pemasukan Dokumen Penawaran;
4. evaluasi penawaran; 
5. negosiasi; dan
6. penetapan pemenang.

Dalam melaksanakan Lelang perlu memperhatikan beberapa hal-hal atau tata cara yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

Bagaimanakah tata cara pengumuman lelang?

Berikut ini tata cara pengumuman lelang:

1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) mengumumkan Pengadaan dan meminta Penyedia menyampaikan penawaran tertulis.
2. Pengumuman dilakukan melalui media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat, sekurang-kurangnya di papan pengumuman desa. Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa sekurang-kurangnya berisi:

• Nama paket pekerjaan; 

• nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK); 

• lokasi pekerjaan; 

• ruang lingkup pekerjaan; 

• nilai total Harga Perkiraan Sementara (HPS); 

• jangka waktu pelaksanaan pekerjaan; dan 

• jadwal proses Lelang.

Bersamaan dengan pengumuman Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Lelang, TPK dapat mengirimkan undangan tertulis kepada Penyedia untuk mengikuti Lelang.

Bagaimanakah tata cara pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang?

Adapun tata cara pendaftaran dan pengambilan dokumen lelang adalah:

• Penyedia mendaftar untuk mengikuti Lelang.  

• Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) memberikan dokumen Lelang kepada Penyedia yang mendaftar.

Bagaimanakah tata cara pemasukan Dokumen Penawaran?

Penyedia barang/jasa menyampaikan penawaran tertulis berisi dokumen administrasi serta penawaran teknis dan harga.

Bagaimanakah tata cara evaluasi penawaran?

Evaluasi penawaran dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:

1. TPK mengevaluasi penawaran Penyedia.
2. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan administrasi, teknis dan harga.

Bagaimanakah tata cara negosiasi dalam lelang?

Negosiasi dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:

1. Dalam hal terdapat hanya 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK melakukan negosiasi (tawar menawar) yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.
2. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia yang lulus menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi (tawar menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.

Bagaimanakah tata cara penetapan pemenang lelang?

Penetapan Pemenang lelang dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:

1. TPK menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan.
2. Transaksi dituangkan dalam bentuk surat perjanjian antara Kasi/Kaur sebagai Pelaksana Kegiatan Anggaran (PKA) dengan Penyedia.

Baca Juga: Donwload Contoh Berita Acara Serah Terima Pengadaan Barang/jasa di Desa

Berapakah batasan nilai pengadaan melalui Lelang?

Dilaksanakan untuk Paket Pengadaan di atas Rp. 200  juta rupiah. Batasan nilai maksimal atau minimal pengadaan melalui lelang ini dapat ditetapkan berbeda oleh Bupati/Walikota sesuai dengan wilayah masing-masing.

Bukti Transaksi Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Bukti-bukti transaksi pengadaan barang/jasa melalui penyedia, meliputi:

• Bukti Pembelian seperti: struk pembayaran, nota, atau kuitansi, digunakan untuk Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung atau Permintaan Penawaran 

• Surat Perjanjian, digunakan untuk pengadaan dengan metode Lelang. 

Perubahan Surat Perjanjian

Berikut ini merupakan ketentuan-ketentuan dalam perubahan surat perjanjian:

Perubahan Surat Perjanjian dilakukan dalam hal:

• terjadi keadaan kahar; atau 

• terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK.

Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK, maka Kasi/Kaur bersama Penyedia barang/jasa melakukan perubahan surat perjanjian yang meliputi perubahan:

• spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan; 

• volume; dan/atau 

• jadwal pelaksanaan.

Dalam hal perubahan surat perjanjian memerlukan perubahan anggaran, Kasi/Kaur dapat melakukan perubahan surat perjanjian setelah dilakukan penyesuaian dokumen anggaran.

Penyesuaian dokumen anggaran tersebut berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan terkait pengelolaan keuangan desa.

Terakhir, Perubahan Surat Perjanjian dilakukan Kasi/Kaur dengan persetujuan oleh Kepala Desa.

Baca Juga: Donwload Contoh Laporan Hasil Pekerjaan Pengadaan barang/jasa di Desa

Itulah ketentuan-ketentuan dalam perubahan surat perjanjian.

Untuk contoh surat perubahan perjanjian akan Kami bahas pada kesempatan berikutnya.

Pengumuman Hasil Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Tahapan terakhir dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui Penyedia adalah kegiatan pengumuman hasil pengadaan.

Berikut ini ketentuan-ketentuan dalam pengumuman hasil kegiatan pengadaan melalui Penyedia, antara lain:

1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan melalui Penyedia di media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman di kantor Desa.
2. Pengumuman kepada masyarakat, hasil Pengadaan melalui Penyedia dengan metode Permintaan Penawaran dan Lelang meliputi:

• Nama Kegiatan; 

• Nama Penyedia;  

• Nilai Pengadaan; 

• Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);  

• Lokasi; dan 

• Waktu penyelesaian pekerjaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

Baca Juga: Pahami ! Ini 9 Etika Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Contoh Kebutuhan Barang/Jasa Melalui Penyedia Dalam Rangka Mendukung Pelaksanaan Swakelola

Berikut ini contoh kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola yaitu:

1. pembelian material pada Swakelola pembangunan jembatan Desa;
2. sewa peralatan untuk Swakelola pembangunan balai Desa;
3. konsultan untuk merencanakan pembangunan kantor Desa; atau
4. konsultan untuk mengawasi pembangunan kantor Desa. 

Contoh Kebutuhan untuk Kegiatan/Belanja melalui Penyedia yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola

Berikut ini contoh kebutuhan untuk kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola, yang meliputi:

• pengadaan komputer, printer, dan kertas; 

• langganan internet; 

• pengadaan alat pengeras suara; 

• sewa tenda; 

• pengadaan kendaraan bermotor; dan/atau 

• pengadaan traktor.

Keterangan: Kegiatan pengadaan melalui Penyedia yang dimaksud adalah kegiatan penyediaan barang/jasa yang diperoleh dari badan usaha atau orang perorangan yang menyediakan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola. Ketentuan lainnya adalah mengutamakan Penyedia dari Desa setempat. Dan dalam hal Penyedia memerlukan bahan/alat/material, maka diutamakan menggunakan bahan/alat/material dari lokasi pekerjaan setempat.

Penjelasan-penjelasan tentang Pengadaan Barang/Jasa di Desa yang telah admin jelaskan di atas, kami olah dari BAB III Pelaksanaan Pengadaan dalam Lampiran I Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.